1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Товариство з обмеженою відповідальністю “ЦЕНТРЕДО”, за зареєстрованим місцезнаходженням: Україна, 03124, м. Київ, вул. М. Василенко, 7а, код ЄДРПОУ 43617469 (далі — «WhiteDoc», «ЦЕНТРЕДО» «ми», «нам» тощо) діє як володілець персональних даних та забезпечує захист та повагу до конфіденційності Ваших персональних даних.
Ми розробили цю Політику конфіденційності (далі — “Політика”), щоб інформувати Вас:
-
що таке персональні дані;
-
які Ваші персональні дані ми збираємо;
-
як і чому ми їх використовуємо;
-
кому ми передаємо Ваші персональні дані;
-
як ми захищаємо конфіденційність Ваших персональних даних;
-
як з нами зв’язатись, якщо у Вас виникнуть питання стосовно обробки Ваших персональних даних.
ЦЕНТРЕДО захищає конфіденційність Ваших персональних даних, відповідально ставиться до їх безпеки та виконує заходи для запобігання зловживання Вашими персональними даними, які стають нам відомі. Ми обробляємо Ваші персональні дані в суворій відповідності до вимог чинного законодавства і виключно за наявності законних підстав на таку обробку. Ви не зобов’язані надавати нам персональні дані, але без певної інформації про Вас ми не зможемо надати вам якісний сервіс та забезпечити обмін електронними документами між Вами та іншими суб’єктами електронного документообігу (Вашими співробітниками, клієнтами, контрагентами та іншими користувачами Сервісу).
ЦЕНТРЕДО контролює способи збору Ваших персональних даних і визначає цілі, для яких ці персональні дані використовуються та є “контролером даних” для цілей Загального регламенту про захист даних ЄС 2016/679 (EU General Data Protection Regulation, далі «GDPR») і іншого застосовного європейського законодавства про захист даних, а також “власником персональних даних” в розумінні Закону України “Про захист персональних даних” від 01.06.2010 № 2297VI.
Ми обробляємо персональні дані лише в разі, якщо виконану одну з нижченаведених умов, але не виключно:
-
Ви надали згоду на обробку персональних даних;
-
Обробка необхідна з метою укладення або виконання договорів, за умовами яких ЦЕНТРЕДО надає свої програмні продукти, які забезпечують електронний документообіг між Вами та іншими суб’єктами електронного документообігу;
-
Обробка необхідна з метою використання вебсайту, Сервісу в порядку визначеному в Умовах користування Сервісом;
-
Така обробка вимагається законодавством країн, адресатом або одержувачем електронного документу якої є суб’єкт електронного документообігу, який використовує Сервіс тощо.
Ми можемо періодично оновлювати Політику, в тому числі якщо цього вимагає застосовуване законодавство. Просимо Вас відвідувати наші веб-ресурси, щоб переконатися в тому, що Ви маєте актуальну інформацію. Оновлена Політика набуває чинності в день її публікації на наступних вебресурсах ЦЕНТРЕДО:
2. ОСНОВНІ ТЕРМІНИ, ЩО ВЖИВАЮТЬСЯ В ПОЛІТИЦІ
Персональні дані — це будь-яка інформація персонального характеру, яка дозволяє третій особі ідентифікувати фізичну особу (суб'єкта даних).
Суб'єкт персональних даних — це фізична особа, якої стосуються персональні дані і яку можна ідентифікувати або яка вже ідентифікована за цими персональними даними.
Контролер персональних даних — це фізична або юридична особа, яка визначає цілі та засоби для обробки персональних даних та несе головну відповідальність за їхню обробку. Контролер персональних даних є «власником персональних даних» в термінології українського законодавства.
Обробка персональних даних — це будь-яка операція або сукупність операцій, які виконуються з персональними даними або масивами персональних даних з використанням або без використання автоматичних процедур, такі як збір, запис, систематизація, структурування, зберігання, зміна, впорядкування, перегляд, використання, поширення або будь-який інший вид надання доступу третім особам, в тому числі співробітникам контролера або процесора персональних даних, а також видалення.
Суб’єкти електронного документообігу — автор, підписувач, адресат та посередник, які набувають передбаченим застосовуваним законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу.
Електронний документообіг — сукупність процесів створення, підписання, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
WhiteDoc — програмний продукт ЦЕНТРЕДО та його складові, завдяки яким забезпечується електронний документообіг, послуги сервісної підтримки, аналітики та навчання користувачів.
Акаунт — обліковий запис в Програмній продукції WhiteDoc.
Профіль користувача — інформація сукупність даних та персональних налаштувань користувача акаунта.
Поштова скринька — сутність WhiteDoc, в якій створюються, надсилаються, отримуються, опрацьовуються та зберігаються електронні документи.
Умови користування — правила, інструкції, укладені договори, які визначають порядок внесення персональних даних під час реєстрації, авторизації у WhiteDoc та є обов’язковими для користувача. Умови користування WhiteDoc, якщо інше не визначено договором, містяться за гіперпосиланням: https://centredo.crunch.help/uk.
3. ЗАКОНОДАВСТВО, ЩО РЕГУЛЮЄ ОБРОБКУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
Обробка Ваших персональних даних відбувається відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних». Обробка персональних даних наших клієнтів, які перебувають на території ЄС або є громадянами ЄС, регулюється, зокрема, EU General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR).
4. ЦІЛІ ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
WhiteDoc забезпечує електронний документообіг для його користувачів. Нам необхідні деякі Ваші персональні дані для того, що ми забезпечили належний рівень технічної підтримки користувачів та електронний документообіг між Вами і адресатами Ваших електронних документів, а саме для:
-
забезпечення можливості для підписання електронного документу;
-
забезпечення доставки електронного документу визначеному адресату;
-
забезпечення отримання Вами електронного документу від адресата;
-
забезпечення інших можливостей електронного документообігу;
-
повідомлення Вас про оновлення та нові можливості WhiteDoc;
-
для надсилання маркетингових та рекламних матеріалів, включаючи інформацію про нашу програми лояльності, акційні та рекламні пропозиції, якими Ви зможете скористатися;
-
забезпечення безпеки WhiteDoc та пов`язаних з ним вебсайтів та додатків;
-
обробки Ваших звернень, скарг та пропозицій;
-
покращення WhiteDoc у тому числі шляхом опитування та аналітики даних;
-
для внутрішніх адміністративних цілей, а також управління взаємовідносинами з користувачами.
При цьому, для відправлення Вам комерційних (маркетингових) повідомлень ми отримуємо від Вас окрему згоду, яку можна відкликати у будь-який момент, перейшовши за посиланням у повідомленні.
Ми просимо Вас повідомляти лише ті персональні дані, які необхідні для отримання Сервісу, отримання інформаційної розсилки або відповіді на Ваш спеціальний запит/претензію. У той же час, якщо Ви вирішите повідомити нам додаткові персональні дані, ми також зможемо обробити їх із необхідним рівнем захисту.
5. ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ, ЯКІ МИ ОБРОБЛЯЄМО
Ми можемо збирати та обробляти такі дані про Вас:
-
Адреса електронної пошти — необхідна для реєстрації/авторизації у WhiteDoc, доставки електронних документів, комунікації з метою інформування або запрошення, надання консультацій, маркетингу;
-
Прізвище, ім’я — необхідне для створення особистого акаунту та поштової скриньки, доставки електронних документів, ділового спілкування під час користування WhiteDoc, комунікації з метою інформування або запрошення, надання консультацій;
-
Інформація про компанію (назва та ЄДРПОУ або ІНН) — необхідна для створення акаунту компанії та довіреного обміну електронними документами, виставлення рахунків, ідентифікації акаунту в білінгу, комунікації з метою інформування або запрошення, надання консультацій;
-
Інформація про електронний підпис користувача (серійний номер, прізвище, ім’я, по батькові особи, посада та реєстраційний номер облікової картки платника податків фізичної особи, найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, строк дії кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, інформація про кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг, що надав електронну довірчу послугу створення кваліфікованого електронного підпису — дані, необхідні для ідентифікації користувача підписанта, недопущення підробки та/або підписання електронного документу особою, яка не має права підпису або відповідних повноважень. Кваліфікований електронний підпис може використовуватися при реєстрації в Сервісах.
-
Інформація про користування додатком WhiteDoc/веб-сайтом (тривалість сеансу, сторінки за сеанс, показники відмов, інформація про пристрої, джерело трафіку, браузер, операційна система, події тощо) — дані, які необхідні для відстеження активності користувачів, роботи білінгу, виявлення неефективного функціоналу та сторінок, відстеження аналітики користування додатком/вебсайтом, проведення опитувань користувачів, збору зворотного зв’язку від користувачів, забезпечення доступності, виявлення помилок, надання сервісної підтримки, виставлення рахунків.
6. ВИКОРИСТАННЯ ФАЙЛІВ COOKIE
ЦЕНТРЕДО використовує файли Cookie для відстеження відвідуваних сторінок наших веб-ресурсів. Файли Сookie – це невеликі файли, які вебсайт переносить на жорсткий диск Вашого комп’ютера через ваш браузер (якщо це дозволено), що дає змогу вебсайтам розпізнавати Ваш браузер, отримувати і запам’ятовувати певну інформацію. ЦЕНТРЕДО використовує файли Сookie для розуміння і збереження Ваших уподобань для майбутніх відвідувань. Дані про трафік вебсайту та взаємодії з ним використовуються для того, щоб у майбутньому забезпечити кращий досвід роботи із вебсайтом і поліпшити обслуговування наших клієнтів/користувачів. Ми використовуємо обов’язкові файли Cookie, за допомогою яких ми здійснюємо аутентифікацію користувача. Це файли, які ми самі створюємо, використання файлів Cookie інших вебсайтів (доменів) не здійснюється.
7. ЗБЕРІГАННЯ ТА ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТРЕТІМ СТОРОНАМ
Ми зберігаємо персональні дані отримані від Вас в центрах обробки даних, розміщених в Європейському Союзі. Ваші персональні дані зберігаються протягом строку дії договору про надання доступу до WhiteDoc або протягом строку користування WhiteDoc, що визначається умовами такого використання, але в будь-якому разі протягом строку, що необхідний для обробки даних в цілях бухгалтерського та податкового обліку згідно законодавства України та протягом строку, необхідного для досягнення законних цілей електронного документообігу між Вами та Вашими контрагентами/адресатами електронних документів.
Також якщо законодавство будь-якої країни, в якій Ви здійснюєте використання наших Сервісів, містить положення про терміни позовної давності, протягом якого Ви маєте право пред’явити претензію або позов до ЦЕНТРЕДО, і нам необхідні докази існування правових відносин між нами, ми можемо обробляти Ваші персональні дані протягом цього терміну.
ЦЕНТРЕДО не здійснює передачу персональних даних третім сторонам, за виключенням інформації, яка необхідна для Вашої ідентифікації при реалізації електронного документообігу між Вами та Вашими контрагентами/адресатами електронних документів, а також при взаємодії з партнерами, що спрямована на удосконалення функціональних можливостей Сервісу. В будьякому разі передача таких даних вказаним особам здійснюється з виключенням можливості витоку даних або потрапляння їх до інших осіб, з прийняттям зобов’язань із захисту персональних даних користувачів відповідно до політик конфіденційності.
8. ТЕХНІЧНІ, ОРГАНІЗАЦІЙНІ ТА ІНШІ ЗАСОБИ ЗАХИСТУ ДАНИХ
З метою безпечного зберігання Ваших персональних даних ми впровадили безліч технічних і організаційних засобів, які захищають персональні дані від неавторизованої або незаконної обробки та від ненавмисної втрати, знищення або пошкодження.
ЦЕНТРЕДО дотримується принципу мінімізації персональних даних. Ми обробляємо тільки ту інформацію про Вас, яка нам необхідна для забезпечення електронного документообігу, виконання укладених з Вами договорів, кращого користувацького досвіду та надання сервісної підтримки.
9. ВАШІ ПРАВА ЯК СУБ’ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
9.1. Ваші права як суб’єкта персональних даних відповідно до законодавства України:
-
знати про джерела збору, місцезнаходження своїх персональних даних, цілі їхньої обробки, місцезнаходження або місце проживання (перебування) власника або розпорядника персональних даних або дати відповідне доручення про отримання цієї інформації уповноваженим ними особам, окрім випадків, встановлених законом;
-
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, включно із інформацією про третіх осіб, яким надаються його персональні дані;
-
на доступ до своїх персональних даних;
-
отримувати не пізніше ніж за тридцять календарних днів із дня надходження запиту, окрім випадків, передбачених законодавством, відповідь про те, чи оброблюються Ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких персональних даних;
-
пред’являти мотивовану вимогу власнику персональних даних із запереченням проти обробки своїх персональних даних;
-
пред’являти мотивовану вимогу про зміну або знищення своїх персональних даних будьяким власником і розпорядником персональних даних, якщо ці дані оброблюються незаконно або є недостовірними;
-
на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку із умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи порочать честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
-
звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду;
-
застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
-
вносити застереження про обмеження права на обробку своїх персональних даних при наданні згоди;
-
відкликати згоду на обробку персональних даних;
-
знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
-
на захист від автоматизованого рішення, яке має для нього правові наслідки.
9.2. Інші права суб’єктів персональних даних відповідно GDPR. Окрім українського законодавства із захисту персональних даних, ЦЕНТРЕДО уважно ставиться до забезпечення Ваших прав, встановлених GDPR, у тому числі:
-
Право на інформацію
Ми готові надавати суб’єктам даних інформацію про те, які з їхніх персональних даних ми обробляємо. Якщо Ви матимете бажання дізнатися, які Ваші персональні дані ми обробляємо, Ви зможете зробити запит на цю інформацію у будь-який час, в тому числі, шляхом звернення до ЦЕНТРЕДО з використанням систем комунікацій, передбачених пунктом 10 цієї Політики. Перелік даних, які ми повинні Вам надати, Ви можете знайти у статтях 13 і 14 GDPR. При цьому, під час звернення Ви повинні повідомити нам свої конкретні вимоги, щоби ми мали змогу на законних підставах розглянути Ваш запит і надати відповідь. Зверніть увагу, що у випадку, коли ми не зможемо посвідчити Вашу особу шляхом обміну електронними повідомленнями або під час Вашого звернення до ЦЕНТРЕДО, або у випадку обґрунтованих сумнівів стосовно Вашої особи, ми можемо попросити Вас надати документ, що посвідчує особу. Тільки таким чином ми зможемо уникнути розголосу Ваших персональних даних особі, яка може видавати себе за Вас.
Ми обробимо запити у найкоротші строки, але у той же час просимо пам’ятати, що надання повної і законної відповіді стосовно персональних даних – це складний процес, який може тривати до місяця.
-
Право на зміну даних про Вас
Якщо Ви виявите, що деякі персональні дані, які ми обробляємо про Вас, є неправильними або застарілими, у Вас є можливість змінити це програмними засобами WhiteDoc.
-
Відкликання згоди на обробку персональних даних
У разі, якщо ЦЕНТРЕДО обробляє Ваші персональні дані на підставі згоди на обробку персональних даних (зокрема, з метою здійснення маркетингових розсилок), подальшу обробку можна у будь-який час припинити. Достатньо відкликати згоду на таку обробку з використанням систем комунікацій, передбачених пунктом 10 цієї Політики.
-
Право на забуття
Ви можете використати своє право на забуття та видалити програмними засобами WhiteDoc: профіль користувача, поштову скриньку, акаунт. У випадках, передбачених у ст. 17 GDPR, ЦЕНТРЕДО знищить Ваші персональні дані, які обробляє, за винятком тих персональних даних, які ми зобов’язані будемо зберегти відповідно до вимог законодавства та законної мети обробки.
10. ДО КОГО ЗВЕРТАТИСЯ З ПИТАНЬ ЗАХИСТУ ВАШИХ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ
Якщо у Вас виникнуть питання, зауваження або побажання щодо захисту та обробки Ваших персональних даних, Ви можете звертатися до ЦЕНТРЕДО. У своєму зверненні обов’язково вказуйте своє ім’я, прізвище, адресу електронної пошти, а також детальні питання, зауваження, вимоги.
Канали звернень:
Пошта: Україна, м.Київ, 03124, вулиця Миколи Василенко, буд. 7а
Електронна пошта: info@centredo.io
Телефон: +38 044 334 42 04
Версія 2.0 від 16.02.2024
